SOSYAL VE BEŞERİ BİLİMLER BİLİMSEL ARAŞTIRMA VE YAYIN ETİĞİ KURULU
Etik Kurul Başvurularında Dikkat Edilecek Hususlar
- Başvuru Şekli
Bilimsel araştırmalar kapsamında yapılacak Etik Kurul başvuruları https://akuetikform.aku.edu.tr/ web adresi üzerinden elektronik ortamda yapılmaktadır.
1.1. Öğrenci Başvuruları
Üniversitemiz öğrencileri, Öğrenci girişinden e-Devlet şifreleriyle sisteme giriş yapabileceklerdir.
1.2. Personel Başvuruları
Üniversitemiz personeli ise Personel girişinden kurumsal (aku uzantılı) eposta adresinin kullanıcı adı ve şifresini kullanarak sisteme giriş yapabilmektedir.
1.3. Üniversite Dışı Başvurular
Üniversitemiz mensubu olmayan araştırmacılar bu menüden e- devlet kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapabilirler.
Üniversite dışı başvurularda aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
Sosyal Etik Kurulumuz 16/04/2021 tarihli 2021/163 sayılı Kararı ile “Farklı Üniversite/Kurumlarda çalışanların ve öğrencilerin kendi Üniversite/Kurumlarında etik kurul bulunması halinde kendi kurumlarına/Üniversitelerine başvurmalarının daha uygun olacağına” karar vermiştir.
Eğer herhangi bir Üniversitede öğrencilik kaydınız yoksa ve Afyonkarahisar’da görev yapıyorsanız bu durumu beyan etmelisiniz. Bunu şu şekilde belirtebilirsiniz:
Başvuru Formunun Özet kısmına ilk cümle olarak parantez içinde (Herhangi bir Üniversite personeli veya öğrencisi değilim. Afyonkarahisar’da görev yaptığım için 25 Şubat 2020 tarihli ULAKBİM kararı gereği Üniversitenize başvuru yapıyorum) şeklindeki beyanınızı ekleyebilirsiniz.
Afyonkarahisar Sağlık Bilimleri Üniversitesi (AFSÜ) den başvuran araştırmacılar başvurularına Rektörlük’ten son 1 ay içerisinde alınmış “Üniversitemizde Etik Kurul Faaliyetleri Yürütülmemektedir.” şeklinde “İlgili Makama” yazısını başvuruya eklemeleri gerekmektedir.
- Başvuru Formunun Doldurulması
Başvuru sistemi güvenlik nedeniyle 30 dakika içerisinde kapanmakta olup, başvuru formunda istenilen tüm bilgilerin (araştırmanın başlığı, amacı, kapsamı, özeti, yöntemi, kaynaklar vb. ) öncelikle WORD ortamında hazırlanarak sisteme kopyala/yapıştır yöntemiyle aktarılması gerekmektedir. Başvuruda sade bir yazım tercih edilmeli ve ilgisi olmayan gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır. Özellikle kaynaklar bölümünde özel karakterlere (&, <,> |, vb.) yer verilmemelidir. Eğer kısa sürede başvuruyu göndermenize rağmen kayıt oluşturamıyorsanız, lütfen hazırladığınız word belgesini, etikkurul@aku.edu.tr web adresine göndererek problem hakkında bilgi veriniz.
Başvuru formunda amaç, kapsam, özet ve yöntem bölümleri basit ve anlaşılır bir dille kısaca açıklanmalıdır. (Özet bölümünde en az 100 karakter, yöntem bölümünde de en az 50 karakter girilmelidir.)
“Seçilmiş Kaynaklar” bölümünde kopyala/yapıştır işleminden kaynaklı düzensizlik veya karmaşıklık giderilmelidir. Burada tüm kaynaklar değil etik kurul başvurunuz kapsamında seçmiş olduğunuz kaynaklar belirtilmelidir. Her kaynak yeni bir satırla başlamalı ve iki kaynak arasında bir satır boşluk bırakılmalıdır. Kaynaklar sıralamasında bilimsel araştırmalarda uygulanan temel ilkelere riayet edilmelidir.
“Niteliği” bölümünde başvurunuz hangi kapsamda ise uygun seçenek işaretlenmelidir. Sanatta Yeterlik tezi kapsamındaki başvurularda “Diğer” seçeneği işaretlenerek açılan bölüme “Sanatta Yeterlik Tezi” yazabilirsiniz. Ayrıca makale, bilimsel araştırma, ölçek geliştirme çalışması vb. kapsamdaki başvurular için de “Diğer” seçeneği işaretlenerek açılan bölüme uygun ifadeler yazılabilir.
Proje Yürütücüsünün / Sorumlusunun / Öğrenciler için danışman bilgileri) Bölümü: Bu bölümde proje sorumlusuna/yürütücüsüne (öğrenci başvuruları için danışmana) ait ad, soyad (unvanıyla birlikte), görev yeri ve iletişim bilgileri girilmelidir. Öğrenci başvurularında danışmana ait mail adresi kurumsal mail adresi (akumail) olmalıdır.
[Sosyal Etik Kurula, Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) kapsamında yapılan başvurularda yürütücünün doktorasını tamamlamış olması zorunludur. Diğer başvurular için (makale, vb..) bu zorunluluk yoktur.]
Araştırmacılar Bölümü: Eğer çalışmada sadece yürütücü var başka araştırmacı yoksa bu bölümdeki araştırmacı sayısına 0 (sıfır) girilmelidir. Başka araştırmacı varsa araştırmacı sayısı bu alana girildiğinde sayı kadar bilgi girişi alanı açılacaktır. Öğrenci başvurularında öğrenci bilgileri bu alana yazılacak olup, lisansüstü öğrencileri için Fakülte yerine hangi Enstitüye kayıtlı olduğu bilgisi girilmelidir. Bir isim hem yürütücü hem de araştırmacı olarak belirtilmemelidir.
Veri Toplanacak Dönem bilgileri girilmelidir. Kurul toplantıları her ayın 3. (üçüncü) Çarşamba günü yapılmaktadır. Bu nedenle veri toplama başlangıç tarihi belirtilirken bu husus dikkate alınmalıdır.
Veri Toplanması Planlanan Mekânlar, Kurum ve Kuruluşlar Bölümüne: uzman akademisyenler ve araştırmacılar, siyasi görüş temsilcileri(Türkiye genelinden farklı görüşlerden temsilciler, yetişkin vatandaşlar (Türkiye geneli), MEB Afyonkarahisar İl Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı ortaokullar, MEB Afyonkarahisar Merkez Selçuklu İlkokulu vb. örneklerdeki gibi bilgiler girilmelidir.
Araştırmanın/Projenin Desteklenme Durumu Bölümü: Eğer araştırmanız bir kurum tarafından destekleniyorsa burada belirtilmelidir. (Örneğin: TÜBİTAK, Üniversite, vb..) Eğer desteklenmiyorsa Desteksiz seçeneği işaretlenmelidir.
Başvurunun Statüsü Bölümü: Araştırmanız için yapacağınız ilk başvuruda Yeni Başvuru seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Yaptığınız başvurular ilk aşamada şekil olarak incelenip varsa eksikliklerin giderilmesi amacıyla reddedilebilir. Gerekli düzenlemelerin yapılarak başvurunun tekrar gönderilmesi sırasında da yine Yeni Başvuru seçili olmalıdır. ||Şekil incelemesinden sonra başvurunuz ilk toplanacak kurul toplantısında görüşülecektir. Yapılan toplantı sonrasında düzenlenmesi gereken hususlara ilişkin kurul kararı alınırsa bu aşamadan sonra yapacağınız düzenlemeler esnasında bu bölümde Revize Edilmiş Başvuru seçeneği işaretlenmelidir. Bu seçenek işaretlendiğinde tarafınıza önceden gönderilen kurul kararını da başvuruya eklemeniz gerekmektedir. ||Başvurunuzla ilgili Kurul tarafından olumlu karar alınmasına müteakip, başvuruyla ilgili güncelleme, aynı konu hakkında bir önceki başvuruda sunulmayan veri toplama araçları ekleme vb. durumlarda yapılan başvurularda ise Bir Önceki Projenin Devamı seçeneği işaretlenmelidir. Bu seçenek işaretlendiğinde de tarafınıza önceden gönderilen kurul kararını da başvuruya eklemeniz gerekmektedir.
Çalışma Kapsamında Yer Alacak Olanlar Bölümünde seçeneklerden uygun olanlar işaretlenebilir. Başvurularda genellikle: Anket olarak kapalı uçlu sorular (sunulan iki veya daha fazla seçenek arasından katılımcının kendisine en uygun seçeneği işaretlemesinin istendiği sorular) kastedilmektedir. Mülakat olarak da açık uçlu (araştırmacı tarafından seçenekler sunulmadan katılımcının belirli bir konuyla ilgili düşüncelerini ifade etmesinin istendiği sorular) kastedilmektedir. Burada belirtilen tüm veri toplama araçlarıyla ilgili (anket, mülakat, ses kaydı, bilgisayar ortamında test uygulamak, vb.) sorulacak tüm sorular başvuruya eklenmelidir. Seçeneklerde belirtilenler dışında başka bir veri toplama aracı kullanılacaksa (Örneğin: görüşme, yarı yapılandırılmış görüşme formu, kişisel bilgiler formu, vb.) boş bırakılan alana yazılmalıdır. Formda birden fazla seçenek işaretlenebilir. (Örneğin ses kaydı yaparak açık uçlu sorular sorulacaksa hem mülakat, hem ses kaydı seçeneği işaretlenmelidir.) Başvurunuzda yer alan tüm veri toplama araçlarının katılımcılara hitap edecek ve katılımcıların anlayabileceği şekilde başlık ve açıklayıcı metin ile başlaması gerekmektedir. Ayrıca işaretleme ve/veya yazma alanlarının anlaşılır olması gerekmektedir.
Çalışmanın Katılımcıları Bölümünde en iyi tanımlayacak seçenekleri işaretleyiniz. Seçeneklerde belirtilenler dışında başka bir katılımcı varsa (Örneğin: ev hanımları, turist rehberleri, vb.) boş bırakılan alana yazılmalıdır.
Çalışma Kapsamında Toplanacak Veriler Bölümünde toplanan verilerin nasıl saklanacağı, ne zaman imha edileceği ve ne şekilde imha edileceği belirtilmelidir.
Söz Konusu Çalışma
Katılımcıların, temel insan haklarının kısıtlanmasını gerektiriyor mu?
Katılımcıların, fiziksel veya ruhsal sağlıklarını veya bütünlüklerini tehdit edici herhangi bir unsur içeriyor mu?
Katılımcılara, herhangi bir şekilde yanlı/yanlış bilgi verilmesini veya çalışmanın amacının tamamen gizli tutulmasını gerektiriyor mu?
Katılımcıların, sağlık durumları, cinsel tercihleri, etnik kimlikleri, siyasal görüşleri, dini inançları veya felsefi görüşleri gibi özel/kişisel bilgilerin işlenmesini içermekte midir?
İnsanların yerlerini belirlemeyi veya insanları habersiz olarak gözlemlemeyi/gözetlemeyi içermekte midir?
Reşit olmayan çocukları, engellileri veya kısıtlı olanları kapsamakta mıdır?
gibi soruların herhangi birisi için EVET seçeneği işaretlendiğinde açıklama yazılmalıdır. Örneğin: Araştırmanın katılımcıları lise öğrencileri ise Reşit olmayan çocukları, engellileri veya kısıtlı olanları kapsamakta mıdır sorusuna EVET seçeneği işaretlenmeli ve açılan boşluğa “Evet, araştırma lise öğrencilerini kapsamaktadır” şeklinde açıklama yazılmalıdır. Benzer şekilde araştırmadaki sorular yukarıda belirtilen durumları içeriyorsa seçilen EVET seçeneğinden sonra gerekli açıklamalar yazılmalıdır.
Katılımcı (Gönüllü) Sayısı Bölümüne, çalışma kapsamında yer alacak olanlar bölümünde belirtilen veri toplama araçları toplam kaç katılımcıya uygulanacaksa bu sayısı girilmelidir. (Örneğin anket soruları tahmini olarak kaç gönüllüye soracaksanız bu gönüllü sayısını giriniz) Burada belirtilen sayı gönüllü onam formunda belirtilen katılımcı sayısı ile uyumlu olmalıdır.
Kontrol grup kullanılacak mı sorusuna araştırmanın yöntemine uygun “evet” ya da “hayır” cevabı verilmelidir.
Başvurunuzla ilgili imzadan çıkan etik kurul kararınızın sistem üzerinden ilgili Enstitüye ve BAP Birimine gitmesini istiyorsanız belirtilen alandan seçim yapabilirsiniz.
- Gönüllü Onam Formunun Doldurulması
Başvurularda mutlaka başvuru ekranında yer alan ve LİNK den indirilen GÜNCEL gönüllü onam formu doldurulmalıdır. Matbu gönüllü onam formunda sadece boşluklar doldurulmalı formdan cümleler ve dipnotlar çıkarılmamalıdır. Formda katılımcıların adı, soyadı ve iletişim bilgileri kısımları boş bırakılmalıdır. Ancak araştırmacıya ait bilgiler yazılmalıdır, ancak imzaya gerek yoktur.* Belge word olarak düzenlenmeli ve pdf ye çevrilmelidir. (Lütfen katılımcı ve araştırmacı ayrımına dikkat ediniz, katılımcı sizin sorularınızı soracağınız ve gönüllü olarak cevaplamayı kabul eden kişilerdir. Katılımcı bilgisi gerekli olan alanlara araştırmacı bilgisi girmeyiniz. Aynı şekilde katılımcı sayısı ile araştırmacı sayısı karıştırılmamalıdır.) (Ayrıca araştırmada sizden tahminen ayırmanız istenen tahmini süre sorusuna sisteme yüklenecek veri toplama araçlarına uygun makul bir süre belirtiniz.)
Gönüllü Onam Formunda yer alan veri toplama araçlarının kaynağı ile ilgili belirtilen 4 seçenekten birisi işaretlenmeli ve gerekli açıklamalar yapılmalıdır.
* Kurulumuzdan onay aldıktan sonra (ve varsa katılımcıların kurumundan izin aldıktan sonra) çalışmaya başlamadan önce araştırmacı imzası ile katılımcılara ait imzalar ve iletişim bilgileri mutlaka tamamlanmalı ve araştırmaya bu aşamadan sonra başlanmalıdır. Katılımcıların velayet veya vesayet altında olduğu durumlarda veli veya vasisinin imzası ve iletişim bilgileri yer almalıdır. Gönüllü onam formunun dipnotlarında yer alan talimatlar mutlaka yerine getirilmelidir.
- Başvuru Formuna Eklenecek Belgeler
Başvuru formuna katılımcılara soracağınız sorular ve gönüllü onam formu PDF formatında eklenmelidir. Ekleme işlemi “Dosyaları Seç” butonu tıklanarak yapılmalıdır. Bu aşamada dikkatli olunmalı ve aşağıdaki belirtilen 2 seçenekten biri tercih edilmelidir.
i) “Dosyaları Seç” butonu tıklandığında anket sorularını seçtikten sonra CTRL tuşuna basılı tutarak gönüllü onam formunu seçip, bu şekilde ekleyebilirsiniz.
ii) Anket soruları ve gönüllü onam formunu tek word olarak düzenleyip, onu PDF ye çevirerek ekleme yapabilirsiniz.
Eğer PDF ekleme esnasında “Proje Gönderimi Başarısız” hatası alıyor ve ilerleyemiyorsanız muhtemelen PDF lerinize “Onarma(Repair)” işlemi uygulamanız gerekecektir. Bu işlemler için aşağıdaki web sitelerini kullanabilirsiniz:
https://www.ilovepdf.com/repair-pdf
https://www.freepdfconvert.com/repair-pdf
Onardığınız PDF dosyalarını eklemeyi denediğiniz halde hala hata alıyorsanız lütfen etikkurul@aku.edu.tr mail adresine problemi yazıp, PDF dosyalarını gönderiniz. Mailde öğrenci başvuruları için öğrenci numaranızı personel başvuruları için aku uzantılı kurumsal mail adresinizi, ayrıca iletişim numaranızı belirtiniz.
- Başvurunun Tamamlanması ve Gönderilmesi
Bu aşamaya kadar tüm işlemler tamamlandığında KAYDET ve GÖNDER tuşuna basıldığında başvurunuz tamamlanmış olacaktır. Bu işlemden sonra başvurunuzun durumu sistem üzerinde “Cevap Bekleniyor (Eğer Danışmanız başvuruyu onaylamadı ise danışmanınız ile iletişime geçmeniz gereklidir.)” şeklinde yer almaktadır.
i) Öğrenci başvuruları dışındaki başvurular otomatik olarak etik kurul sekreterliğine ulaşmaktadır.
ii) Öğrenci başvurularında KAYDET ve GÖNDER tuşuna basıldığında öncelikle danışman hocanın etik kurul sistemi ONAYLANACAKLAR bölümüne düşmektedir. Danışman hocalarımız https://akuetikform.aku.edu.tr/ web adresine personel girişi yaparak ONAYLANACAKLAR menüsünden gelen başvuruyu görüntüleyip inceledikten sonra onay verebilmektedir. Bu nedenle danışman hocanın bilgilendirilmesi gerekmektedir.
iii) KAYDET ve GÖNDER tuşuna basıldığında BAŞVURULARIM menüsünde başvurunuz oluşmalıdır. Burada “Başvuru Formunu Görüntüle” ye bastığınızda hazırlamış olduğunuz form görülebilecektir. Kontrol ettiğinizde fark ettiğiniz eksiklikleri “Düzenle” butonuna basarak düzenleyebilirsiniz.
- Başvurunun İncelenme ve Karara Çıkma Aşaması
Etik kurul sekreterliğine ulaşan başvurular şekil olarak incelenmekte olup, yukarıda maddeler halinde verilen hususlara dikkate edilip edilmediği kontrol edilmektedir. Fark edilen hususlar başvuruda belirtilen mail adreslerine bildirilmektedir. Ayrıca etik kurul sistemi üzerinden reddedilmektedir. Sistem üzerinden reddedilmesi başvurunu tamamen reddedildiği anlamına gelmemekte, başvurunun yenilenmesi gerektiğini göstermektedir.
Şekil olarak uygun olan başvurular gündeme alınarak yapılacak ilk aylık kurul toplantısında görüşülecektir. Kurul toplantıları her ayın 3. (üçüncü) Çarşamba günü yapılmakta olup, mevcut ayın 13’ü saat 23:59’a kadar gelen başvurular (tüm şekil şartlarına uygun hazırlanmış olmak şartıyla) gündeme alınarak Kurulda görüşülecektir. Şekil şartlarını tam olarak taşımayan başvurular başvuru sahibine geri gönderilecek olup, başvuru sahibi tarafından yapılacak düzenlemesi sonrası düzeltilmiş başvuruda yer alan kayıt tarihi dikkate alınacaktır. Bu nedenle mağduriyet yaşanmaması için lütfen başvurunuzu açıklamalara uygun ve mümkünse gündem kapanma tarihini beklemeden en geç mevcut ayın 11’ine kadar yapınız. (Gündem kapanma tarihi mevcut ayın 13’ü saat 23:59’dur. Başvuru sistemi online olduğu için ayın 13’ünün resmi tatil olması durumlarında da aynı tarih ve saat geçerlidir. Her durumda başvuru kayıt tarihi ayın 14’ü ve daha ilerisi olan başvurular sonraki ayın gündemine alınır.) Kurul toplantısına giren her dosya için bir karar alınır ve alınan karar imzalandığında etik kurul sistemine yüklenir. Sisteme yüklendiğinde başvurunuzun durumu “Sonucu Görmek İçin Tıklayınız” şeklinde güncellenecek ve tıkladığınızda karara ulaşabileceksiniz. Ayrıca başvuru esnasında kararın ilgili Enstitüye veya BAP Birimine gönderilmesini talep ettiyseniz başvurunuz sistem üzerinden ilgili yere gidecektir, ancak her durumda ilgili birimle iletişime geçerek teyit etmeniz önerilmektedir.
İLETİŞİM:
Öncelikli iletişim seçeneği olarak mail adresi tercih edilmelidir. Başvuruyla ilgili teknik bir sıkıntı yaşamanız veya yukarıda belirtilenler dışında bir sorunla karşılaşmanız durumunda lütfen aşağıda belirtilen mail adresine problemi bildiriniz. Ayrıca başvuru süreci ile ilgili talep, şikayet ve önerilerinizi de bu mail adresine iletebilirsiniz.
Mail: etikkurul@aku.edu.tr
Telefon: 0272 218 10 80
Etik Kurul Sekreterliği