Fen Etik Kurul Başvurularında Dikkat Edilecek Hususlar

 

FEN VE MÜHENDİSLİK BİLİMLERİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA VE YAYIN ETİĞİ KURULU

Etik Kurul Başvurularında Dikkat Edilecek Hususlar

 

 

1. Başvuru Şekli

Bilimsel araştırmalar kapsamında yapılacak Etik Kurul başvuruları https://akuetikform.aku.edu.tr/ web adresi üzerinden elektronik ortamda yapılmaktadır.

 

1.1. Öğrenci Başvuruları

Üniversitemiz öğrencileri, Öğrenci girişinden e-Devlet şifreleriyle sisteme giriş yapabileceklerdir.

 

1.2. Personel Başvuruları

Üniversitemiz personeli ise Personel girişinden kurumsal (aku uzantılı) eposta adresinin kullanıcı adı ve şifresini kullanarak sisteme giriş yapabilmektedir.

 

1.3. Üniversite Dışı Başvurular

Üniversitemiz mensubu olmayan araştırmacılar bu menüden e- devlet kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapabilirler.

Üniversite dışı başvurularda aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

Eğer herhangi bir Üniversitede öğrencilik kaydınız yoksa ve Afyonkarahisar’da görev yapıyorsanız bu durumu beyan etmelisiniz. Bunu şu şekilde belirtebilirsiniz:

Başvuru Formunun Özet kısmına ilk cümle olarak parantez içinde (Herhangi bir Üniversite personeli veya öğrencisi değilim. Afyonkarahisar’da görev yaptığım için 25 Şubat 2020 tarihli ULAKBİM kararı gereği Üniversitenize başvuru yapıyorum) şeklindeki beyanınızı ekleyebilirsiniz.

Afyonkarahisar Sağlık Bilimleri Üniversitesi (AFSÜ) den başvuran araştırmacılar başvurularına Rektörlük’ten son 1 ay içerisinde alınmış “Üniversitemizde Etik Kurul Faaliyetleri Yürütülmemektedir.” şeklinde “İlgili Makama” yazısını başvuruya eklemeleri gerekmektedir.

 

 

 

2. Başvuru Formunun Doldurulması 

Başvuru sistemi güvenlik nedeniyle 30 dk içerisinde kapanmakta olup, başvuru formunda istenilen tüm bilgilerin (araştırmanın başlığı, amacı, kapsamı, özeti, yöntemi, kaynaklar vb. ) öncelikle WORD ortamında hazırlanarak sisteme kopyala/yapıştır yöntemiyle aktarılması gerekmektedir. Başvuruda sade bir yazım tercih edilmeli ve ilgisi olmayan gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır. Özellikle kaynaklar bölümünde özel karakterlere (&, <,> |, vb.) yer verilmemelidir. Eğer kısa sürede başvuruyu göndermenize rağmen kayıt oluşturamıyorsanız, lütfen hazırladığınız word belgesini, etikkurul@aku.edu.tr web adresine göndererek problem hakkında bilgi veriniz.

 

Başvuru formunda amaç, kapsam, özet ve yöntem bölümleri basit ve anlaşılır bir dille kısaca açıklanmalıdır. (Özet bölümünde en az 100 karakter, yöntem bölümünde de en az 50 karakter girilmelidir.)

 

“Seçilmiş Kaynaklar” bölümünde kopyala/yapıştır işleminden kaynaklı düzensizlik veya karmaşıklık giderilmelidir. Burada tüm kaynaklar değil etik kurul başvurunuz kapsamında seçmiş olduğunuz kaynaklar belirtilmelidir. Her kaynak yeni bir satırla başlamalı ve iki kaynak arasında bir satır boşluk bırakılmalıdır. Kaynaklar sıralamasında bilimsel araştırmalarda uygulanan temel ilkelere riayet edilmelidir.

 

“Niteliği” bölümünde başvurunuz hangi kapsamda ise uygun seçenek işaretlenmelidir. Sanatta Yeterlik tezi kapsamındaki başvurularda “Diğer” seçeneği işaretlenerek açılan bölüme “Sanatta Yeterlik Tezi” yazabilirsiniz. Ayrıca makale, bilimsel araştırma, ölçek geliştirme çalışması vb. kapsamdaki başvurular için de “Diğer” seçeneği işaretlenerek açılan bölüme uygun ifadeler yazılabilir.

 

Proje Yürütücüsünün / Sorumlusunun / Öğrenciler için danışman bilgileri) Bölümü: Bu bölümde proje sorumlusuna/yürütücüsüne (öğrenci başvuruları için danışmana) ait unvan, görev yeri ve iletişim bilgileri girilmelidir. Öğrenci başvurularında danışmana ait mail adresi kurumsal mail adresi (akumail) olmalıdır.

 

Araştırmacılar Bölümü: Eğer çalışmada sadece yürütücü var başka araştırmacı yoksa bu bölümdeki araştırmacı sayısına 0 (sıfır) girilmelidir. Başka araştırmacı varsa araştırmacı sayısı bu alana girildiğinde sayı kadar bilgi girişi alanı açılacaktır. Öğrenci başvurularında öğrenci bilgileri bu alana yazılacak olup, lisansüstü öğrencileri için Fakülte yerine hangi Enstitüye kayıtlı olduğu bilgisi girilmelidir.

 

Veri Toplanacak Dönem bilgileri girilmelidir. Olağan toplantılar ortalama 15 günde bir yapıldığından veri toplama başlangıç tarihi başvuru tarihinden en az 15 gün sonra olmalıdır.

 

Veri Toplanması Planlanan Mekânlar, Kurum ve Kuruluşlar Bölümüne: uzman akademisyenler ve araştırmacılar, siyasi görüş temsilcileri(Türkiye genelinden farklı görüşlerden temsilciler, yetişkin vatandaşlar (Türkiye geneli), MEB Afyonkarahisar İl Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı ortaokullar, MEB Afyonkarahisar Merkez Selçuklu İlkokulu vb. örneklerdeki gibi bilgiler girilmelidir.

 

Araştırmanın/Projenin Desteklenme Durumu Bölümü: Eğer araştırmanız bir kurum tarafından destekleniyorsa burada belirtilmelidir. (Örneğin: TÜBİTAK, Üniversite, vb..) Eğer desteklenmiyorsa Desteksiz seçeneği işaretlenmelidir.

 

Başvurunun Statüsü Bölümü: Araştırmanız için yapacağınız ilk başvuruda Yeni Başvuru seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Yaptığınız başvurular ilk aşamada şekil olarak incelenip varsa eksikliklerin giderilmesi amacıyla reddedilebilir. Gerekli düzenlemelerin yapılarak başvurunun tekrar gönderilmesi sırasında da yine Yeni Başvuru seçili olmalıdır. Şekil incelemesinden sonra başvurunuz ilk toplanacak kurul toplantısında görüşülecektir. Yapılan toplantı sonrasında düzenlenmesi gereken hususlara ilişkin kurul kararı alınırsa bu aşamadan sonra yapacağınız düzenlemeler esnasında bu bölümde Revize Edilmiş Başvuru seçeneği işaretlenmelidir. Başvurunuzla ilgili Kurul tarafından olumlu karar alınmasına müteakip, başvuruyla ilgili güncelleme, aynı konu hakkında bir önceki başvuruda sunulmayan veri toplama araçları ekleme vb. durumlarda yapılan başvurularda ise Bir Önceki Projenin Devamı seçeneği işaretlenmelidir.

 

Çalışma Kapsamında Yer Alacak Olanlar Bölümünde seçeneklerden uygun olanlar işaretlenebilir. Başvurularda genellikle: Anket olarak kapalı uçlu sorular (sunulan iki veya daha fazla seçenek arasından katılımcının kendisine en uygun seçeneği işaretlemesinin istendiği sorular) kastedilmektedir. Mülakat olarak da açık uçlu (araştırmacı tarafından seçenekler sunulmadan katılımcının belirli bir konuyla ilgili düşüncelerini ifade etmesinin istendiği sorular) kastedilmektedir. Burada belirtilen tüm veri toplama araçlarıyla ilgili (anket, mülakat, ses kaydı, bilgisayar ortamında test uygulamak, vb.) sorulacak tüm sorular başvuruya eklenmelidir. Seçeneklerde belirtilenler dışında başka bir veri toplama aracı kullanılacaksa (Örneğin: görüşme, yarı yapılandırılmış görüşme formu, kişisel bilgiler formu, vb.) boş bırakılan alana yazılmalıdır. Formda birden fazla seçenek işaretlenebilir. (Örneğin ses kaydı yaparak açık uçlu sorular sorulacaksa hem mülakat, hem ses kaydı seçeneği işaretlenmelidir.) Başvurunuzda yer alan tüm veri toplama araçlarının katılımcılara hitap edecek ve katılımcıların anlayabileceği şekilde başlık ve açıklayıcı metin ile başlaması gerekmektedir. Ayrıca işaretleme ve/veya yazma alanlarının anlaşılır olması gerekmektedir.

 

Çalışmanın Katılımcıları Bölümünde en iyi tanımlayacak seçenekleri işaretleyiniz. Seçeneklerde belirtilenler dışında başka bir katılımcı varsa (Örneğin: ev hanımları, turist rehberleri, vb.) boş bırakılan alana yazılmalıdır.

 

Söz Konusu Çalışma

            Katılımcıların, temel insan haklarının kısıtlanmasını gerektiriyor mu?

            Katılımcıların, fiziksel veya ruhsal sağlıklarını veya bütünlüklerini tehdit edici herhangi bir unsur içeriyor mu?

            Katılımcılara, herhangi bir şekilde yanlı/yanlış bilgi verilmesini veya çalışmanın amacının tamamen gizli tutulmasını gerektiriyor mu?

            Katılımcıların, sağlık durumları, cinsel tercihleri, etnik kimlikleri, siyasal görüşleri, dini inançları veya felsefi görüşleri gibi özel/kişisel bilgilerin işlenmesini içermekte midir?

            İnsanların yerlerini belirlemeyi veya insanları habersiz olarak gözlemlemeyi/gözetlemeyi içermekte midir?

            Reşit olmayan çocukları, engellileri veya kısıtlı olanları kapsamakta mıdır?

gibi soruların herhangi birisi için EVET seçeneği işaretlendiğinde açıklama yazılmalıdır. Örneğin: Araştırmanın katılımcıları lise öğrencileri ise Reşit olmayan çocukları, engellileri veya kısıtlı olanları kapsamakta mıdır sorusuna EVET seçeneği işaretlenmeli ve açılan boşluğa “Evet, araştırma lise öğrencilerini kapsamaktadır” şeklinde açıklama yazılmalıdır. Benzer şekilde araştırmadaki sorular yukarıda belirtilen durumları içeriyorsa seçilen EVET seçeneğinden sonra gerekli açıklamalar yazılmalıdır.

Bu çalışmada kullanılan veri toplama araçlarının kaynağı ile ilgili aşağıdaki seçeneklerden uygun olanı işaretleyiniz.(Aşağıdaki seçeneklerden en az birinin Evet olarak seçilmesi ve açıklama yapılması zorunludur) bölümünde;

1. Eğer başvurunuzdaki veri toplama araçlarını (anket, mülakat, vb.) siz oluşturduysanız “Tarafımızca (bu çalışmanın yürütücüsü veya araştırmacıları tarafından) geliştirilmiştir.” seçeneğini işaretleyiniz ve kısa bir açıklama yapınız. “Evet, tarafımızca oluşturulmuştur” şeklinde bir açıklama da yapabilirsiniz.
2. Eğer veri toplama araçlarını sizin dışınızda başka araştırmacılar tarafından geliştirildi ise “Başka araştırmacılar tarafından geliştirilmiş olup, kullanılan veri toplama araçlarına aşağıda belirtilen kaynaktan ulaşılmıştır.” seçeneğini işaretleyerek hangi kaynaklardan ulaşıldığını belirtiniz. Bu bölüm sadece kullandığınız veri toplama araçlarının geliştirildiği kaynakları belirtebileceğiniz alandır. Lütfen çalışmanın tüm kaynaklarını bu bölüme yazmayınız.
3. Eğer başvurunuzdaki veri toplama araçları bilimsel paylaşıma açık değilse “Çalışmada kullanılan ve bilimsel paylaşıma açık olmayan veri toplama araçları ile ilgili telif sahibinden izin alınmasıyla ilgili tüm sorumluluk tarafıma /tarafımıza ait olup, gerekli izinler alınmıştır.” seçeneği işaretlenerek “hangi eser için hangi telif sahibinden izin alındığı” belirtilmelidir.
4. Eğer başvurunuzdaki veri toplama araçları kamuya açık izin alınmadan kullanılabilecek şekilde ise “Kamuya açık her araştırmacının izin almadan yararlanabileceği (Dünya Sağlık Örgütü Ölçekleri gibi) ölçekler grubundandır. Ölçeğin kamuya açık olduğunun görülebileceği web sayfası aşağıda belirtilmiştir:” seçeneği işaretlenmeli ve web sayfası belirtilmelidir.
5. Eğer başvurunuzda veri toplama aracı (anket, mülakat vb.) yoksa çalışmanın metodunun, yönteminin yani çalışmanın yapılmasının etik açıdan uygun olup, olmadığı hususunda bir başvuru yapıyorsanız “Başvurumuzda veri toplama aracı yer almamaktadır. Çalışmanın yapılmasının etik açıdan uygun olup/olmadığı hususunun tespiti için başvuru yapılmıştır.” seçeneği işaretlenmelidir. Bu seçenek işaretlendiğinde yukarıdaki 4 seçenekten hiç birinin işaretlenmemesi gerekmektedir. Çünkü yukarıdaki 4 seçenek veri toplama araçlarının varlığında kaynağını belirtmeyle ilgili seçenekler olup, bu seçenek ise veri toplama aracı olmadığında işaretlenebilecek seçenektir.

 

Katılımcı (Gönüllü) Sayısı Bölümüne, çalışma kapsamında yer alacak olanlar bölümünde belirtilen veri toplama araçları toplam kaç katılımcıya uygulanacaksa bu sayısı girilmelidir.  (Örneğin anket soruları tahmini olarak kaç gönüllüye soracaksanız bu gönüllü sayısını giriniz) Burada belirtilen sayı gönüllü onam formunda belirtilen katılımcı sayısı ile uyumlu olmalıdır.

 

Kontrol grup kullanılacak mı sorusuna araştırmanın yöntemine uygun “evet” ya da “hayır” cevabı verilmelidir.

 

Başvurunuzla ilgili imzadan çıkan etik kurul kararınızın sistem üzerinden ilgili Enstitüye ve BAP Birimine gitmesini istiyorsanız belirtilen alandan seçim yapabilirsiniz.

 

 

3. Gönüllü Onam Formunun Doldurulması

Başvurularda mutlaka başvuru ekranında yer alan ve LİNK den indirilen GÜNCEL gönüllü onam formu doldurulmalıdır. Matbu gönüllü onam formunda sadece boşluklar doldurulmalı formdan cümleler ve dipnotlar çıkarılmamalıdır. Formda katılımcıların adı, soyadı ve iletişim bilgileri kısımları boş bırakılmalıdır. Ancak araştırmacıya ait bilgiler yazılmalıdır, ancak imzaya gerek yoktur.^* Belge word olarak düzenlenmeli ve pdf ye çevrilmelidir. (Lütfen katılımcı ve araştırmacı ayrımına dikkat ediniz, katılımcı sizin sorularınızı soracağınız ve gönüllü olarak cevaplamayı kabul eden kişilerdir. Katılımcı bilgisi gerekli olan alanlara araştırmacı bilgisi girmeyiniz. Aynı şekilde katılımcı sayısı ile araştırmacı sayısı karıştırılmamalıdır.) (Ayrıca araştırmada sizden tahminen ayırmanız istenen tahmini süre sorusuna sisteme yüklenecek veri toplama araçlarına uygun makul bir süre belirtiniz.)

* Kurulumuzdan onay aldıktan sonra (ve varsa katılımcıların kurumundan izin aldıktan sonra) çalışmaya başlamadan önce araştırmacı imzası ile katılımcılara ait imzalar ve iletişim bilgileri mutlaka tamamlanmalı ve araştırmaya bu aşamadan sonra başlanmalıdır. Katılımcıların velayet veya vesayet altında olduğu durumlarda veli veya vasisinin imzası ve iletişim bilgileri yer almalıdır. Gönüllü onam formunun dipnotlarında yer alan talimatlar mutlaka yerine getirilmelidir.

 

4. Başvuru Formuna Eklenecek Belgeler

Başvuru formuna PDF formatında hazırlanmak üzere;

1. a) Katılımcılara soracağınız sorular (anket/mülakat vb. ölçekler)
2. b) Gönüllü onam formu
3. c) Kullanılacak veri toplama araçları başka araştırmacılar tarafından üretilmiş ise sahibinden alınan kullanım izni belgeleri (mail, yazı, vb.)

PDF formatında hazırlanmalıdır.

Ekleme işlemi “Dosyaları Seç” butonu tıklanarak yapılmalıdır.

“Dosyaları Seç” butonu tıklandığında tüm ekler CTRL tuşuna basılı tutularak seçilebilir.

Eğer PDF ekleme esnasında “Proje Gönderimi Başarısız” hatası alıyor ve ilerleyemiyorsanız muhtemelen PDF lerinize “Onarma(Repair)” işlemi uygulamanız gerekecektir. Bu işlemler için aşağıdaki web sitelerini kullanabilirsiniz:

https://www.ilovepdf.com/repair-pdf

https://www.freepdfconvert.com/repair-pdf

Onardığınız PDF dosyalarını eklemeyi denediğiniz halde hala hata alıyorsanız lütfen etikkurul@aku.edu.tr mail adresine problemi yazıp, PDF dosyalarını gönderiniz. Mailde öğrenci başvuruları için öğrenci numaranızı personel başvuruları için aku uzantılı kurumsal mail adresinizi, ayrıca iletişim numaranızı belirtiniz.

 

5. Başvurunun Tamamlanması ve Gönderilmesi

 

Bu aşamaya kadar tüm işlemler tamamlandığında KAYDET ve GÖNDER tuşuna basıldığında başvurunuz tamamlanmış olacaktır. Bu işlemden sonra başvurunuzun durumu sistem üzerinde “Cevap Bekleniyor (Eğer Danışmanız başvuruyu onaylamadı ise danışmanınız ile iletişime geçmeniz gereklidir.)” şeklinde yer almaktadır.

 

1. i) Öğrenci başvuruları dışındaki başvurular otomatik olarak etik kurul sekreterliğine ulaşmaktadır.
2. ii) Öğrenci başvurularında KAYDET ve GÖNDER tuşuna basıldığında öncelikle danışman hocanın etik kurul sistemi ONAYLANACAKLAR bölümüne düşmektedir. Danışman hocalarımız https://akuetikform.aku.edu.tr/ web adresine personel girişi yaparak ONAYLANACAKLAR menüsünden gelen başvuruyu görüntüleyip inceledikten sonra onay verebilmektedir. Bu nedenle danışman hocanın bilgilendirilmesi gerekmektedir.

 

6. Başvurunun İncelenme ve Karara Çıkma Aşaması 

Etik kurul sekreterliğine ulaşan başvurular şekil olarak incelenmekte olup, yukarıda maddeler halinde verilen hususlara dikkate edilip/edilmediği kontrol edilmektedir. Fark edilen hususlar başvuruda belirtilen mail adreslerine bildirilmektedir. Ayrıca etik kurul sistemi üzerinden başvuru sahibine geri gönderilmektedir. Başvuru sahibi tarafından mail ile istenilen şekil düzenlemeleri yapılmalıdır.

Şekil olarak uygun olan başvurular için ön inceleme süreci başlamakta olup, kurul üyeleri tarafından başvurular incelenmekte eksik veya düzenlenmesi gereken hususlar varsa kurul sekreteri tarafından başvuru sahiplerine mail ile bilgi verilmektedir. Ön inceleme süreci 1 hafta ile 2 hafta arasında tamamlanmaktadır. Ön inceleme süreci tamamlanan başvurular yapılacak ilk kurul toplantısında görüşülecektir.

Olağan toplantılar Pazartesi günleri yapılmakta olup, başvurunun toplantıda görüşülebilmesi için şekil incelemesi ve ön inceleme süreçlerinin tamamlanmış olması gerekmektedir. Kurul toplantısına giren her dosya için bir karar alınır ve alınan karar imzalandığında 3 iş günü içerisinde etik kurul sistemine yüklenir. Sisteme yüklendiğinde başvurunuzun durumu “Sonucu Görmek İçin Tıklayınız” şeklinde güncellenecek ve tıkladığınızda karara ulaşabileceksiniz. Ayrıca başvuru esnasında kararın ilgili Enstitüye veya BAP Birimine gönderilmesini talep ettiyseniz başvurunuz sistem üzerinden ilgili yere gidecektir, ancak her durumda ilgili birimle iletişime geçerek teyit etmeniz önerilmektedir.

 

İLETİŞİM:

Başvuruyla ilgili teknik bir sıkıntı yaşamanız veya yukarıda belirtilenler dışında bir sorunla karşılaşmanız durumunda lütfen aşağıda belirtilen mail adresine problemi bildiriniz.

Mail: etikkurul@aku.edu.tr

Telefon: 0272 218 10 73

Etik Kurul Sekreterliği